Etapas do embarque internacional: como coordenar?

Seja na exportação ou na importação, os documentos, a conferência e a aprovação da mercadoria são importantes etapas do embarque internacional. Estas atividades estão relacionadas à fase pré-embarque e, por isso, ficam sob responsabilidade dos agentes de carga. Assim sendo, a tarefa desses profissionais é fazer a operação logística internacional acontecer. Para entender melhor quais são as etapas do embarque internacional e saber como você pode garantir agilidade e segurança no seu processo, continue a leitura!

O que é coordenar um embarque internacional?

Coordenar um embarque internacional é cuidar de todos os detalhes necessários para garantir a movimentação da carga.

Independentemente do modal de transporte, a coordenação de um embarque internacional se inicia dentro da própria empresa importadora ou exportadora.

Isso quer dizer que, para iniciar uma importação, deve-se organizar esse processo internamente, entendendo a capacidade de compra da empresa e o prazo para recebimento das mercadorias.

De igual modo, a empresa que realiza uma exportação deve conciliar o prazo de produção de sua mercadoria com o prazo de embarque acordado com o cliente.

Todavia, essas são apenas as primeiras etapas do embarque internacional.

A próxima etapa para seguir com a coordenação do embarque é contratar um agente de cargas, que fará uma cotação e seguirá com o envio da sua mercadoria.

O agente de cargas é responsável por acompanhar toda essa orquestra, desde o carregamento da mercadoria na origem. Portanto, ele estará presente em todas as etapas de uma importação ou exportação. Afinal, ele será responsável por contatar transportadoras, armadores, companhias aéreas e marítimas e quaisquer outros fornecedores necessários para o embarque.

Etapas de um processo logístico internacional

Sem dúvidas, são várias as etapas do embarque internacional. Para facilitar o entendimento de todo esse processo, podemos dividi-lo em três: o pré-embarque, o embarque e o pós-embarque.

Pré-embarque

Ainda na fábrica, o exportador é o personagem principal da venda internacional. Por isso, cabe esclarecer que a comunicação entre comprador e vendedor deve ser tão clara quanto possível.

Em uma importação, o pré-embarque é o momento em que o importador fecha a compra com um fornecedor internacional.

Da mesma forma, para o exportador, o pré-embarque se inicia quando recebe um pedido de um cliente internacional.

Em ambos os casos, a primeira etapa após o pedido é começar a organizar o embarque e, para tanto, faz-se a contratação de um agente internacional.

Via de regra, o Incoterm da negociação indicará se é o importador ou o exportador quem fará o contato inicial com os agentes de carga, para organizar o transporte internacional. Entretanto, sempre há exceções, a depender do acordo da venda.

Nesse momento, o agente irá realizar cotações para essa operação, indicando fornecedores de transporte rodoviário nacional para carregar a mercadoria até o local de embarque e informando os valores de frete internacional.

Sobretudo, o agente de cargas deseja encontrar as melhores opções logísticas para seus clientes, unindo agilidade, segurança e preços mais baixos.

Embarque

Com o frete internacional aprovado, é a hora de iniciar o embarque.

Assim sendo, em uma importação, o agente de cargas fará contato com a origem, a fim de coordenar o envio da carga, acompanhando-a durante todo o trajeto para que, quando chegue ao Brasil, ela seja liberada sem nenhum problema.

Por isso, o agente de cargas também faz contato com o seu despachante, para garantir um desembaraço aduaneiro agilizado.

Assim também acontece na exportação para a liberação da carga ao exterior. Então, como na importação, o agente de cargas acompanha a mercadoria até que esta chegue ao local designado para entrega no destino.

Pós-embarque

Com a garantia de que a carga foi entregue liberada no destino e conforme a contratação do serviço, o agente de cargas finaliza suas responsabilidades com o embarque.

Nessa etapa final, o agente irá faturar os serviços conforme sua contratação, ou seja, de acordo com o Incoterm.

A cobrança inclui valores de frete rodoviário, frete aéreo ou marítimo internacional, sendo esse prepaid (pago na origem) ou collect (pago no destino), além das despesas de origem.

Quais os documentos principais de um frete internacional?

Para um compra ou venda nacional, temos as notas fiscais, indispensáveis em uma operação internacional. Todavia, as notas fiscais são válidas apenas em território nacional. Portanto, é preciso um documento válido no exterior para uma importação ou exportação.

Na importação

Na importação, temos a Fatura Invoice, que nada mais é que uma nota fiscal com validade internacional. Ainda assim, é preciso emitir uma nota fiscal de validade nacional para o recebimento da mercadoria.

Em seguida, temos o Packing List, que é como um romaneio, que discrimina os volumes da carga. Esse documento facilita a conferência aduaneira e o recebimento da mercadoria.

O AWB, BL ou CRT são os conhecimentos de embarque, respectivamente, aéreo, marítimo e rodoviário. Estes indicam o valor do frete, se este é collect ou prepaid, os portos ou aeroportos de origem e destino, entre outras informações necessárias para realizar a viagem.

Em alguns casos, a operação pode exigir também uma Licença de Importação (LI) e outras documentações especiais.

Por último, mas não menos importante, toda importação precisa de uma Declaração Única de Importação (DUIMP).

Na exportação

Assim como na importação, a exportação exige as notas ficais, uma Fatura Invoice, um Packing List e um conhecimento de embarque.

Algumas exportações podem exigir Certificado de Origem que, por meio de acordos comerciais entre os países envolvidos, podem reduzir ou eliminar a cobrança de impostos do importador.

Por fim, na exportação, temos a Declaração Única de Exportação (DU-E).

O que pode dar errado no meu embarque internacional?

Certamente, ninguém está 100% a salvo de inconvenientes, ou seja, qualquer operação pode ser exposta a algum contratempo, seja ela nacional ou internacional.

Apesar disso, existem formas de evitar erros no seu embarque internacional, e uma dessas formas é garantir a documentação correta.

A documentação de embarque internacional é utilizada para fazer a liberação da mercadoria, tanto para importação quanto para exportação. Em outras palavras, se os documentos não estiverem corretos, a mercadoria não será liberada e a empresa responsável pode ser multada e prejudicada com atraso na entrega.

Carga a bordo sem Licença de Importação

A Licença de Importação é um documento exigido para alguns produtos, logo, é preciso conferir se a sua mercadoria exige LI antes de iniciar o embarque internacional.

Para saber se você precisa de uma Licença de Importação, basta consultar o Tratamento Administrativo dos seus produtos. Sendo ela necessária, basta elaborá-la no Portal Único do Comércio Exterior (Siscomex).

A ausência da LI para mercadorias que exigem esse documento resulta em multa e consequente atraso na liberação.

Ausência de FISPQ em carga IMO

Carga IMO (Organização Marítima Internacional) é a denominação de cargas perigosas, ou seja, trata-se de mercadorias que, por suas características físicas ou químicas, podem oferecer riscos à segurança dos envolvidos em seu transporte, e à saúde da população e ao meio ambiente.

Por conta dos riscos que essa carga apresenta, seu transporte deve seguir com uma série de documentações, comprovando sua regularidade. Uma delas é a FISPQ (Ficha de Informações de Segurança de Produtos Químicos), que detalha os aspectos quanto à proteção e segurança da mercadoria transportada.

A FISPQ é obrigatória para cargas IMO, já que esta auxilia o correto manuseio dos produtos. A falta dessa ficha pode acarretar acidentes resultantes da falta de instruções para o transporte.

Perda de prazos 

No comércio exterior, o prazo é um assunto bem delicado, já que atrasos não só geram dores de cabeça com o cliente final, mas também resultam em gastos extras.

A perda de prazo para um embarque, por exemplo, acarreta a cobrança de armazenagem da mercadoria.

Nesse sentido, um dos principais pontos na coordenação de um embarque internacional é a atenção nos prazos.

O time Conexo cuida de todas as etapas do seu embarque internacional 

Os desafios de um embarque internacional não são poucos. Por isso, é preciso realizar uma boa coordenação do seu embarque.

Para tanto, você pode contar com a Conexo Assessoria em Comércio Exterior!

Com mais de 30 anos no mercado, a Conexo tem parcerias de sucesso em todo o mundo que vão garantir o sucesso da sua importação ou exportação.