As operações de importação ou exportação deixaram de ser uma responsabilidade exclusiva de setores especializados dentro das empresas. Mesmo profissionais que atuam em áreas aparentemente distantes, como financeiro, logística, atendimento ao cliente, entre outros, estão diretas ou indiretamente, expostos às dinâmicas do processo e sua equipe precisa entender de comércio exterior.
Essa compreensão integrada melhora a comunicação interna, agiliza processos, evita erros e potencializa a capacidade de resposta da empresa diante de desafios e oportunidades do mercado internacional.
Neste artigo, vamos explorar os principais motivos pelos quais sua equipe, mesmo que não atue diretamente com importação ou exportação, precisa ter conhecimento sobre tudo o que envolve o comércio exterior.
A interligação dos processos internos
Uma das primeiras razões pelas quais sua equipe precisa entender de comércio exterior é a interligação cada vez maior entre os processos internos.
Um pedido de compra internacional, por exemplo, não impacta apenas o departamento de compras ou o setor de comércio exterior. Ele influencia o financeiro, que precisa planejar o fluxo de caixa para o pagamento da importação; o estoque, que precisa se preparar para a chegada da mercadoria; o marketing, que deve comunicar ao mercado sobre a disponibilidade de novos produtos; e o comercial, que tem que saber como trabalhar os prazos de entrega com os clientes.
Se cada área compreende minimamente os conceitos, prazos e burocracias envolvidas nas operações de comércio exterior, os processos fluem com muito mais eficiência e isso reduz retrabalhos, evita mal-entendidos e proporciona uma operação mais sincronizada.
Melhor gestão de prazos e expectativas
Quem já teve alguma experiência com importações ou exportações sabe que o comércio exterior é regido por prazos longos e, muitas vezes, incertos. As etapas de embarque, transporte internacional, desembaraço aduaneiro e transporte interno, exigem um planejamento cuidadoso.
Quando todas as áreas da empresa têm noções básicas desses prazos e dos possíveis gargalos logísticos, é muito mais fácil alinhar expectativas.
O time de vendas, por exemplo, saberá que prometer uma entrega em duas semanas de um produto que ainda está na China pode ser arriscado. O setor financeiro entenderá que é necessário reservar capital para o pagamento de impostos antes da chegada da mercadoria.
Esse entendimento compartilhado fortalece a capacidade da empresa de cumprir prazos, reduzir atrasos e garantir a satisfação dos clientes.
Redução de custos e riscos operacionais
Primeiramente, a falta de conhecimento sobre o comércio exterior em áreas estratégicas da empresa pode gerar custos extras desnecessários.
Um exemplo clássico é o armazenamento prolongado de mercadorias em zona primária por falta de documentação adequada ou pagamento de multas por erros em classificações fiscais.
Se o time financeiro não entende como funcionam os tributos incidentes sobre uma importação, pode haver falhas no planejamento do fluxo de caixa, levando a atrasos no pagamento desses tributos e, consequentemente, atrasos no andamento do processo de despacho e desembaraço aduaneiro da mercadoria importada.
Da mesma forma, se o departamento de compras não tem noção de como funciona os Incoterms, pode assumir responsabilidades e custos indevidos no processo junto ao fornecedor internacional.
Assim, ao promover o entendimento básico de comércio exterior em toda a equipe, a empresa se protege melhor de riscos financeiros, operacionais e legais.
Tomada de decisões mais ágeis e assertivas
As decisões de negócios hoje são tomadas de forma cada vez mais integrada e multidisciplinar. Muitas vezes, o lançamento de um novo produto depende da análise de viabilidade logística, custos de importação e do cenário cambial.
Se a sua equipe não tem noção de como funcionam os processos de comércio exterior, as decisões podem ser baseadas em premissas equivocadas. Por outro lado, quando cada uma das áreas envolvidas tiver conhecimento, esta pode contribuir de forma muito mais estratégica, ajudando a negociar prazos de entrega mais realistas e até buscar alternativas locais ou regionais, quando o mercado externo estiver desfavorável.
Melhoria na comunicação interna e externa
Um dos maiores problemas nas empresas que trabalham com uma equipe que não entenda de comércio exterior, é a falha na comunicação. Um simples atraso na emissão de um pedido de compra, pode travar toda uma operação de importação, por exemplo. Muitas vezes, isso acontece porque um colaborador de um setor não entende a importância e a urgência de determinada ação.
Quando todos os departamentos conhecem as etapas do processo, tratam com prioridade os pedidos de informação, emissão, aprovação ou assinatura. Além disso, fornecem dados mais precisos aos fornecedores, despachantes aduaneiros ou agentes de carga.
Adaptação rápida a mudanças regulatórias e de mercado
O comércio exterior é uma área fortemente impactada por alterações políticas, econômicas e regulatórias. Mudanças em alíquotas de impostos, novas exigências documentais ou até embargos comerciais podem afetar diretamente os negócios.
Se apenas o departamento de comércio exterior tiver essa visão, a empresa poderá sofrer com reações tardias. No entanto, quando todas as áreas estiverem minimamente atualizadas e sensíveis a essas mudanças, a resposta é muito mais rápida e coordenada.
Por exemplo, diante de uma nova barreira comercial imposta por um país fornecedor, o setor de compras pode, de forma proativa, buscar novos parceiros em outros mercados, enquanto o financeiro ajusta o seu fluxo de caixa e o departamento técnico se prepara para avaliar a qualidade do produto.
Em cada etapa de um processo de importação ou exportação fica evidente que sua equipe precisa entender de comércio exterior, sendo devidamente capacitada e treinada. Só assim, é possível obter um processo eficiente, ágil, seguro e com redução de custos e riscos.
Desenvolvimento profissional e valorização da equipe
Do ponto de vista de gestão de pessoas, capacitar a equipe para entender de comércio exterior é uma excelente estratégia de desenvolvimento profissional. Funcionários que ampliam sua visão de negócios tornam-se mais preparados para assumir novos desafios e responsabilidades, além de estarem aptos a propor melhorias nos processos.
Além disso, o conhecimento em comércio exterior agrega valor ao currículo de cada colaborador, tornando a equipe mais qualificada e preparada para um mercado de trabalho cada vez mais exigente.
Assim, essa valorização também aumenta o engajamento interno. Profissionais que entendam o impacto de suas atividades dentro do fluxo de operações tendem a se sentir mais responsáveis pelos resultados e mais motivados a contribuir com o sucesso da empresa.
Preparação para projetos de expansão internacional
Mesmo que sua empresa atue hoje apenas no mercado nacional, é importante lembrar que, com o crescimento dos negócios, a internacionalização pode se tornar uma realidade. Muitas vezes, quando chega esse momento, a falta de preparo interno se torna um grande obstáculo.
Uma equipe que já tem familiaridade com conceitos básicos de comércio exterior está muito mais pronta para apoiar projetos de expansão internacional da sua empresa.
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