Nota Fiscal de importação e exportação: como emitir?

A nota fiscal de importação e exportação é um dos pontos que mais geram dúvidas a quem está iniciando na área.

Mesmo quem já possui certa experiência, vez ou outra precisa consultar como emitir este tipo de documento, dependendo do tipo de operação que é realizada. Até porque a legislação sofre alterações, e isso complica ainda mais a vida dos operadores do Comércio Exterior.

A questão é que o Brasil é um país grande, composto de vários estados e cada um com uma particularidade diferente no que se refere à emissão de notas fiscais.

Se isso já acontece no mercado interno, quando falamos de compra e venda de mercadoria do mercado internacional, as dúvidas só aumentam.

Este texto busca tirar as dúvidas de quem está iniciando no mercado de Comércio Exterior, bem como de fornecer dicas preciosas e úteis para quem já tem experiência.

Após a mercadoria ter passado pela fiscalização da Receita Federal do Brasil (RFB) e ter sido nacionalizada, é obrigatória a emissão da nota fiscal de entrada. Isso se tratando da importação.

Por outro lado, no que se refere à exportação, a nota de saída é emitida antes da mercadoria sair do estabelecimento do vendedor.

A nota fiscal de importação e exportação deve conter algumas informações básicas, como dados completos do importador e do exportador.

Além disso, devem constar na nota a descrição da mercadoria, a quantidade, o valor unitário e total e a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) do produto.

Em alguns casos bem específicos, a Nota Fiscal de Exportação não precisa ser emitida, mas não são as exceções que estamos tratando hoje. Isso quer dizer que sua emissão é praticamente obrigatória.

Ao se emitir a nota fiscal de importação e exportação, é preciso estar atento sobretudo aos detalhes.

Embora tenham semelhanças nos campos de preenchimento, cada uma segue uma metodologia diferente para incluir as informações, como você poderá ver a seguir:

No que se refere à exportação, o sistema da DU-E (Declaração Única de Exportação) da Receita Federal já está em operação há algum tempo.

Com os dados da DU-E e o uso da nota fiscal eletrônica, muitas informações que constam na nota fiscal são transferidas, automaticamente, para o sistema de exportação.

Sendo assim, é preciso ter atenção e cuidado ao emitir a nota fiscal. Afinal, erros de preenchimento podem resultar em multas, atrasos e custos extras de armazenagem ou outros custos.

Os pontos principais que devem constar em uma nota fiscal de exportação são:

• Dados corretos do emitente: atenção ao CNPJ, especialmente em caso de mais de uma unidade;

• Dados corretos do importador: atenção especial ao país de destino. Existe um código específico para cada país;

• NCM correta da mercadoria;

• Descrição correta e completa da mercadoria;

• Quantidade correta de produtos negociados;

• Unidade de medida de venda (peça, kg etc.);

• Unidade de medida tributável: atenção porque este ponto sempre gera dúvida. Embora possa ser a mesma que a unidade de venda, pode também ser diferente. Sempre é recomendável consultar as tabelas vigentes antes da emissão.

Já no que se refere a uma nota fiscal importação, ainda não existe integração total e automática com os sistemas de conferência da Receita Federal.

Além de todos os termos acima mencionados, outros cuidados são necessários para a correta emissão deste documento.

Primeiramente, você precisa ter em mãos alguns documentos, entre eles DI (Declaração de Importação), conhecimento de transporte (B/L, AWB ou CRT), Invoice, Packing List e o Resumo dos cálculos.

Sim, você precisará do auxílio de uma planilha em paralelo para que possa calcular e conferir, corretamente, os impostos incidentes na nota fiscal.

Atenção redobrada aqui. A DI deverá sempre ser o documento de referência para a correta emissão da nota fiscal. 

A nota fiscal é um dos documentos mais importantes para a continuidade de uma importação ou exportação.

Então, sem ela, nenhum dos dois processos pode ser concluído.

Erros no preenchimento deste documento podem gerar atrasos na liberação da carga.

Isso pode resultar em uma cadeia de problemas e custos extras, como pagamento de armazenagem adicional, demurrage (na importação) ou perda de deadline (no caso da exportação).

Também poderá haver outras dificuldades, como o não cumprimento de prazos de entrega pré-estabelecidos. E, conforme a negociação, pode gerar multas na exportação pelo não cumprimento do prazo.

Trata-se de uma lista sem fim de consequências que podem acumular-se, pelo simples fato de uma nota fiscal não ter sido emitida da forma correta, até mesmo multas por preenchimento em desacordo as normas legais provenientes de acordos entre a RFB e os respectivos estados.

Todas essas preocupações podem ser evitadas, tratando o documento com a importância devida no correto preenchimento da nota fiscal de importação e exportação. 

Prudência, conferência e cuidado são necessários no que se refere a todos os processos que envolvem o Comércio Exterior.

Primeiramente, adapte seu sistema para emissão de Notas Fiscais. Muitas vezes os sistemas não estão configurados para a emissão das notas fiscais de exportação ou importação.

Ademais, a dica mais fundamental aqui seria a de se ter atenção aos dados.

Todas as informações precisam estar corretas ou o processo pode “travar”.

Então, antes da emissão, confira se você tem em mãos todos os documentos necessários.

Cheque se todas as informações que constam nestes documentos estão corretas. Atenção também ao transferir estas informações ao sistema, afinal erros acontecem. O problema é corrigir depois.

Outro ponto muito importante é saber qual o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) correto a ser utilizado, confirme sempre com sua contabilidade, uma assessoria fiscal, ou ainda com alguém experiente da área.

Esse código possui quatro dígitos e é obrigatório na emissão de qualquer tipo de nota fiscal. No entanto, somente alguns destes códigos são aceitos na emissão de uma nota fiscal de importação e exportação.

Como percebemos neste texto, a emissão de uma nota fiscal de importação ou exportação requer diversos cuidados.

Além disso, é necessário buscar informações em diversos documentos diferentes. E quanto mais manual for o processo, maior é a chance de erros.

E esses erros podem custar muito caro às empresas, não somente do ponto de vista econômico.

Nesses casos, será necessário utilizar muito tempo de toda a equipe para poder solucionar os problemas que uma nota fiscal emitida erroneamente poderá causar.

Portanto, ter uma empresa que possa dar suporte nos processos de importação exportação, ajudará em uma redução de custos extras e desnecessários, além de otimizar o tempo de sua equipe.

Para isso, você pode contar com a assessoria da Conexo.

Quer saber mais? Visite nosso site e conheça o tudo que podemos fazer por sua empresa.